Freelances Conformité : Découvrez les meilleurs consultants

Quelle que soit la taille de votre entreprise ou son secteur d’activité, elle est forcément soumise au respect de nombreuses lois, normes et réglementations. La conformité est devenue un enjeu incontournable dans un environnement économique de plus en plus complexe et réglementé.

Le non-respect des obligations légales vous expose à de lourdes sanctions financières et juridiques, mais nuit également à votre réputation. Les enjeux de la conformité juridique évoluent tout en prenant de l’importance. Pour garantir la pérennité de votre entreprise, il est crucial de les comprendre et de mettre en place des pratiques vertueuses en la matière.

Juridique et conformité, nous vous donnons les clés pour une gestion efficace de vos obligations légales.

Les principaux axes de conformités pour les entreprises

Plus qu’une série d’obligations, la conformité est un réel enjeu pour les entreprises. Cela implique le respect de la loi, des normes et des règles en vigueur. Selon le domaine d’activité et la taille de l’entreprise, la conformité est plus ou moins contraignante.

Au-delà de contraintes, la conformité est également une opportunité en matière de performance, d’image de marque, de marque employeur et de réputation en général.

Une entreprise en règle inspire confiance aux parties prenantes. C’est fondamental pour développer des partenariats ou convaincre les financiers.

La protection des données personnelles

La protection des données personnelles est une préoccupation importante pour les entreprises, surtout depuis l’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Les entreprises collectent, stockent et utilisent toutes sortes d’informations sur leurs clients, leurs prospects, leurs fournisseurs ou encore leurs salariés. Elles ont l’obligation de les protéger des piratages et ne peuvent pas en faire un usage libre.

Pour être conforme au RGPD, l’entreprise doit prendre des mesures :

• Connaissance approfondie des principes et des obligations du RGPD ;
• Formation des collaborateurs sur le sujet ;
• Obtention du consentement de chaque personne pour laquelle l’entreprise collecte des données ;
• Respect du droit des individus qui peuvent à tout moment accéder aux informations communiquées, les modifier ou les supprimer ;
• Mise en œuvre de mesures techniques pour garantir la sécurité de ces données face au risque de cyberattaques.

Notre conseil : pour vous accompagner dans la mise en place de process, n’hésitez pas à faire appel à un consultant RGPD. Il pourra effectuer un audit de votre situation, identifier les failles de votre système et préconiser des actions de remise à niveau.

La concurrence

Surveillé par l’autorité de la concurrence, la Commission européenne et les tribunaux de commerce, le rôle du droit de la concurrence est de protéger les intérêts des consommateurs, des entreprises et des marchés économiques en général.

Élément du droit du commerce, les règles de la concurrence sont définies par le code du commerce. Pour les respecter, les entreprises doivent bannir les pratiques anticoncurrentielles comme l’abus de position dominante, les ententes illicites ou les usages commerciaux déloyaux.

L’autorité de la concurrence surveille également les opérations de fusions et acquisitions importantes qui peuvent renforcer une position dominante et nuire à la libre concurrence.

Les contrevenants au droit de la concurrence s’exposent à des sanctions :

• Amendes ;
• Dommages et intérêts ;
• Nullité des contrats jugés abusifs.

La consommation

Le droit de la consommation encadre les relations entre les professionnels et les consommateurs, pour protéger les droits de ces derniers. Cela concerne tous les aspects de la relation commerciale :

• La publicité ;
• Les droits de réflexion et de rétractation ;
• Les clauses des contrats ;
• Les garanties liées à un achat ;
• Le service après-vente.

L’environnement

Les contraintes environnementales sont plus ou moins lourdes en fonction de l’activité de l'entreprise. La RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprise) amène notamment chaque société à réfléchir à son impact environnemental et à prendre des mesures pour limiter ou compenser son empreinte carbone. Cela concerne plusieurs domaines :

• La pollution et les émissions de gaz à effet de serre dues à la production, au transport de marchandises ou à la mobilité des salariés ;
• La consommation d’énergie et d’eau avec des problématiques autour de la réduction de cette consommation, de la promotion des énergies renouvelables ou à l’utilisation d’équipements éco-conçus ;
• La pollution numérique ;
• Le traitement des déchets et le recyclage.

La gestion de la conformité juridique au sein de l’entreprise

La gestion de la conformité juridique est un processus continu qui veille à ce que l’entreprise respecte toutes les lois, les normes et les réglementations applicables à ses activités. Selon la taille de la société, cela mobilise des ressources humaines et techniques importantes.

Le respect de la réglementation est crucial pour prévenir les risques juridiques et préserver la réputation de l’entreprise.

La mise en œuvre d’un programme de conformité

L’analyse des risques

La première étape vers la conformité juridique est l’identification des risques spécifiques auxquels est exposée l’entreprise. Ils diffèrent en fonction de ses activités, de sa taille et de sa localisation géographique.

Par exemple, une entreprise internationale sera soumise à la réglementation de chaque pays avec lequel elle interagit. Le fait de multiplier les intervenants et les réglementations multiplie également les risques. Dans ce contexte, il est intéressant d’être accompagné par un consultant relations internationales ou un consultant commerce international.

L’élaboration d’une politique de conformité

Claire et concise, la politique de conformité définit les objectifs et les engagements éthiques de l’entreprise. Pour chaque champ d’application (lieu géographique d’exploitation, activité, partenaires, employés, sous-traitants, etc.), elle énonce les obligations et les interdictions de chacun. Elle donne un cadre de référence aux salariés. Approuvée par la direction générale, elle est diffusée à tous les niveaux de l’organisation.

Bon à savoir : la politique de conformité élabore également des procédures spécifiques comme les dispositifs d’alerte et les mécanismes de contrôle interne.

La formation et la sensibilisation des collaborateurs

La formation et la sensibilisation sont nécessaires pour une bonne compréhension de la politique de conformité et pour l’adhésion des collaborateurs.

La réglementation en matière de conformité juridique évolue constamment et rapidement, rendant obligatoire une mise à jour régulière des connaissances. La formation dans le domaine est donc continue, sur des sujets comme la protection des données, la lutte contre la corruption ou l’éthique des pratiques commerciales.

La mise en œuvre d’un dispositif de contrôle interne

La politique de conformité concerne toutes les procédures de l’entreprise, il est important de vérifier qu’elle est correctement appliquée à chacun des niveaux.

Ces contrôles peuvent être réalisés sous forme d’audits internes, de façon aléatoire ou automatisée.

En fonction de leur gravité, les manquements constatés doivent être sanctionnés, du rappel à l’ordre au licenciement.

Bon à savoir : les manquements importants nuisent gravement à l’entreprise dont la réputation est en jeu. Elle a tout intérêt à les signaler aux autorités compétentes (autorité de la concurrence, parquets financiers).

Le rôle du responsable de la conformité

Les entreprises de taille conséquente ont un responsable de la conformité, c’est un poste très stratégique. Il aide la direction à prendre des décisions éclairées sur les sujets de conformité et à gérer les risques juridiques liés :

• Élaboration et mise à jour de la politique de conformité ;
• Coordination des activités de conformité ;
• Programmes de formation et de sensibilisation des employés ;
• Réalisation d’audits internes ;
• Gestion des incidents de conformité ;
• Relations avec les autorités de contrôle.

Dans les PME, c’est souvent la direction qui a la responsabilité de la conformité. Les dirigeants peuvent se faire épauler par un consultant en conformité ou un consultant juridique indépendant pour établir les procédures.

Rester conforme sur la durée

Nous l’avons vu, une solide politique de conformité est nécessaire pour répondre aux attentes des régulateurs, préserver la réputation de l’entreprise, garantir la satisfaction des parties prenantes et éviter les sanctions juridiques et financières.

Dans un environnement en constante évolution, rester conforme au-delà de la mise en place des procédures est un défi pour les entreprises. Le dirigeant ou le responsable de la conformité n’ont pas d’autre choix que de s’entourer d’outils et de compétences. Plus les mesures seront cohérentes et clairement définies, plus elles seront faciles à suivre et à adapter.

Les outils au service de la conformité

Avec l’augmentation des normes et des réglementations à respecter, de nombreux outils performants ont été conçus pour accompagner la conformité juridique des entreprises. Ils sont la plupart du temps déclinés en versions adaptées au secteur d’activité de l’entreprise :

• Les outils de gestion des risques aident à identifier, évaluer et gérer les risques liés à la conformité ;
• Les logiciels de suivi réglementaire automatisent la veille et les mises à jour légales ;
• Les plateformes collaboratives favorisent le partage d’informations et la communication avec les équipes ;
• Les tableaux de bord suivent en direct les KPI (indicateurs clés de performance) de conformité.

Les bonnes pratiques pour une conformité durable

Prendre dès le départ les bonnes habitudes

Pour éviter de devoir bouleverser toute son organisation pour devenir conforme, l’entreprise a tout intérêt à adopter de bonnes pratiques dès le départ. Au besoin, un consultant création d’entreprise pourra l’accompagner en ce sens.

Nous l’avons vu, les risques de non-conformité diffèrent en fonction du secteur d’activité et du lieu géographique. Il est donc recommandé de faire appel à un consultant juridique spécialisé.

Par exemple, une entreprise qui travaille essentiellement avec des collectivités publiques fera appel à un consultant affaires publiques, un consultant politiques publiques, un consultant marchés publics ou un consultant collectivités territoriales.

Former régulièrement les équipes

Compte tenu des évolutions constantes de la réglementation, il est nécessaire de mettre à jour les connaissances et les pratiques de chacun. La formation en matière de conformité est continue.

Effectuer des audits réguliers

Ils sont indispensables pour s’assurer que les procédures sont bien assimilées et correctement appliquées. Le mieux est d’établir un calendrier des audits pour garantir leur régularité.

Pour davantage d’objectivité, n’hésitez pas à faire appel à un auditeur externe à l’entreprise.

Bon à savoir : ces audits contribuent à maintenir à jour les politiques et procédures de conformité. Il est important de conserver toutes les preuves de conformité, rapports ou certificats, recueillies lors des audits.

Ajuster sa politique de conformité

Comme toute stratégie d’entreprise, la politique de conformité doit être agile. Elle s‘adapte aux évolutions réglementaires et aux retours d’expériences des collaborateurs.

La conformité juridique est une obligation réglementaire. C’est un processus continu qui nécessite une vigilance permanente. En instaurant une politique de conformité, cohérente vous limitez les risques juridiques auxquels vous êtes exposés, vous améliorez votre image de marque et votre crédibilité. Pour vous accompagner dans cette démarche, n’hésitez pas à solliciter les conseils d’un juriste spécialisé.